СМЕНЫ · ЗАДАЧИ · ЧАСЫ · КОНТРОЛЬ СНИМКОВ — В ОДНОЙ СИСТЕМЕ. РАБОТАЕТ В ТЕЛЕГРАМЕ
РАБОТАЕТ В КЛИНИКЕ КАЖДЫЙ ДЕНЬ 2 ФИЛИАЛА · 21 СОТРУДНИК
Пятница, 14:50. У врача прием. Ассистента нет.
Прием переносят, кресло стоит, старший вместо работы обзванивает людей по списку. Так теряют деньги все клиники, где графиком, поручениями и часами управляют в чатах и на бумаге.
Ретена закрывает такую смену за вечер — без единого звонка. И заодно показывает вам как владельцу то, что раньше знал только старший: кто работает, кто перерабатывает, что реально выполнено, а что осталось на словах. Все процессы клиники — на ладони, в телефоне.
кресло не простаивает из-за отсутствия ассистентавладелец видит цифры без ежедневного погружениязарплатные споры заканчиваютсяснимки доходят до карты и до счетавторой филиал не превращается в хаосуход старшего не парализует клиникукресло не простаивает из-за отсутствия ассистентавладелец видит цифры без ежедневного погружениязарплатные споры заканчиваютсяснимки доходят до карты и до счетавторой филиал не превращается в хаосуход старшего не парализует клинику
SEC.01Цена вопросаПОСЧИТАЙТЕ ПО СВОИМ ЦИФРАМ
Во сколько обходится смена без ассистента
Прием не отменяют — врач работает один. Процедуры идут дольше, расписание сползает, а то, что нельзя делать в две руки, переносят на другой день. Подвигайте ползунки под свою клинику — и увидите порядок цифр.
ЧТО У ВАС ОБЫЧНО ПРОИСХОДИТ, ЕСЛИ АССИСТЕНТ НЕ ВЫШЕЛ
Кабинетов в клинике6
все филиалы вместе
Ассистентов в службе20
чем больше людей, тем дольше собирается график
Выручка кресла за час12 000₽
месячная выручка ÷ (кабинеты × 12 ч × 26 дней)
Смен в месяц без ассистента4
когда врач есть, а ассистента найти не удалось
Смена приглашённого дороже своей на40
% к стоимости смены штатного ассистента
Дорогих приёмов в смене30
% приёмов, которые в две руки не ведут: хирургия, ортопедия, пародонтология, ортодонтия
Снимков не доходит до счета5
кт и опгт, обнаруживается при сверке
Теряется за год, ориентировочно
0 ₽
медленный прием, перенесенные приемы и неоплаченные снимки
недобор выручки из-за темпа—
перенесенные тяжелые приемы—
переплата за смену со стороны—
ушедшие первичные пациенты—
снимки мимо кассы в месяц—
часов старшего на обзвон в месяц—
часов на сбор графика в месяц—
выручка клиники, расчетно в месяц—
это от выручки клиники—
Расчет по вашим цифрам, а не обещание результата. Без ассистента врач работает один: темп падает примерно на треть, а приёмы, которые в две руки не ведут, переносятся. Перенос — не полная потеря: часть пациентов перезапишется и заплатит позже, поэтому в расчёт берём только невозвратную долю — 30%. Смена — 6 часов, снимок — 3 500 ₽, обзвон замены — 1,5 часа руководителя, сбор графика — 12 минут на человека в неделю. Первичных считаем по 0,5 на смену, из них уходит совсем 15%, первичный оценён в 45 000 ₽ за первый год. Выручка клиники — по кабинетам, 12 часов в день, 26 дней. Это порядок цифр, а не обещание результата. Выручка клиники считается как кабинеты × 12 ч × 26 дней × выручка кресла — сверьте её со своей фактической и подвиньте ползунок, пока не сойдётся: от этой базы считаются все потери.
SEC.02Где именно теряется4 ТОЧКИ
Четыре слабых места, которые есть почти в каждой клинике
Ничего экзотического: так живёт любая клиника, где больше двух кресел. Просто обычно эти потери не считают — потому что нечем.
01СМЕНА БЕЗ АССИСТЕНТА
Приём не отменят — он просто пойдёт хуже
Врачи работают одни, ассистент разрывается между двумя кабинетами, приглашённый не знает о клинике ничего. Суета, несогласованность, спешка, накопленное раздражение — пациент видит это всё. А то, что требует слаженной работы в четыре руки — хирургические операции, фиксации, лечение под микроскопом, то, к чему и пациент, и вы готовились не один день, — переносится на другую дату.
→ нормочас падает → кресло не зарабатывает → ассистент выгорает → протоколы не соблюдены
02ЧЕЛОВЕК СО СТОРОНЫ
Дороже своего и ничем не отвечает
Приглашённый берёт больше штатного, а клиники не знает: где что лежит, как здесь заведено, что подать врачу до того, как он попросит. Разбил, испортил, унёс — спросить не с кого, он просто не выйдет в следующий раз. Фотопротоколы не собраны, рентген-контроль не загружен: потом это всплывает конфликтом с пациентом, когда доказать нечем. И дорогие приёмы всё равно переносят — доверить их чужому человеку нельзя.
→ переплата за смену → порча и пропажи без ответственности → протоколы нарушены, фотофиксация потеряна → первичный пациент уходит в другую клинику
03ОПЛАЧЕННОЕ ВРЕМЯ БЕЗ РАБОТЫ
Часы вы платите, а что сделано — на слово
Ассистент остаётся «на два часа доделать»: промыть установку, очистить помпу, обработать пескоструй, сменить растворы и этикетки, вымыть кабинет по-настоящему. Проверить это нечем — вы не стояли рядом. Он говорит, что сделал. Может, и сделал. А может, пять минут повозился и пошёл пить чай, а часы вы оплатили полностью. А когда через месяц оборудование выходит из строя, виноватого уже не найти.
→ оплаченные часы без результата → санпин нарушен, инструменты грязные → поломки, которых можно было избежать → спросить не с кого: доказательств нет
04ДОРОГИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ
Заполненная карта — это защита клиники
Фотопротокол и рентген-контроль в карте защищают вас в спорах и формируют доверие пациента. Но врач заработался и не выставил снимок в счёт, ассистент говорит, что делал, — и снимок остаётся только в аппарате. Старший ищет концы, время уходит не туда, пациент ждёт ответа, врач нервничает. А если дойдёт до претензии или запроса страховой, окажется, что подтвердить нечем: позиция клиники слабая, платит она сама.
→ в споре нечем подтвердить лечение → исследование сделано и не оплачено → старший тратит вечер на поиски вместо работы → и так каждый месяц
SEC.03Как собирается неделяЧЕТЫРЕ ШАГА · ЭКРАНЫ ПРОДУКТА
График собирает система, а не старший в переписке
Раньше это выглядело так: сообщение в общий чат, два десятка ответов вразнобой, таблица вручную. Теперь неделя проходит четыре шага сама, а от руководителя нужен один вечер на расстановку.
ШАГ 01Старший открывает неделюЗадаёт срок подачи. Уведомление уходит всей команде — никого не нужно догонять лично.
ВСЕЙ КОМАНДЕ
📅 Открыт сбор пожеланий на неделю 8–14 сентября. Отметьте, когда сможете выйти, до четверга 21:00.
Открыть график
Кто не отметился — видно списком, напоминание уходит одним нажатием.
ШАГ 02Ассистент отмечает свои дниСвой календарь в телефоне: утро, вечер или «не смогу». Точное время потом расставит старший.
Пн
Вт
Ср
Чт
Пт
Сб
Вс
8🌅
9🌆
10🌅🌆
11🚫
12🌅
13
14
🌅 Утро · 09:00–15:00 ✓🌆 Вечер · 15:00–21:00
🌅 утро · 🌆 вечер · 🚫 не смогу. Серые дни — сбор ещё не открыт.
ШАГ 03Старший расставляет по кабинетамВидит, кто на какой день готов, и раскидывает по кабинетам и врачам. Система следит за конфликтами.
🚪 Кабинет 3
09:00–15:00
🦷 Дроздов П.В.
👤 Терентьева Ю.
15:00–21:00
🦷 Дроздов П.В.
👤 Титова М. ❗️ уже в кабинете 1
Пожелания сотрудников видны прямо при расстановке. Поставить человека в два места система не даст.
ШАГ 04Публикация — и график у всехКаждый получает свои смены, а не общую таблицу, в которой надо искать себя.
📋 Мой график
🕒 09:00–15:00📍 Кабинет 3🦷 Дроздов П.В.
🕒 15:00–21:00📍 Кабинет 5🦷 Шандор П.А.🐣 Ковалёва Е.
День за днем, кабинет за кабинетом. Незакрытая смена и человек, попавший в два кабинета сразу, подсвечиваются сами — это видно за секунду, а не после сверки двух таблиц.
ЭКРАН ПРОДУКТАОБЩИЙ ГРАФИК · НЕДЕЛЯ · ФИЛИАЛ НА ПАРКОВОЙ
Неделя 8–14 сентября · На Парковой
Нажмите день → расставьте кабинеты, врачей и ассистентов.
❗️ Панова стоит в двух кабинетах в одно время — система подсветила сама.
Среда, 10.09
Кабинет 3:09:00–15:00 🦷Дроздов 👤Титова15:00–21:00 🦷Дроздов без ассистента
Кабинет 5:15:00–21:00 🦷Шандор 🚶Носова Л. (со стороны)
Четверг, 11.09
смен нет · пожеланий: 6
Общий график клиники по кабинетам. Незакрытые смены и задвоения видны сразу, без сверки двух таблиц.
SEC.05ПорученияЯДРО СИСТЕМЫ
Сказал — не значит сделано. Здесь видно, что именно сделано
С этого система и начиналась: поручения в общем чате теряются через час, а спросить «сделал?» можно только словами. Задача в Ретене живёт до результата — с чек-листом, фотоотчётом и приёмкой руководителя.
ЭКРАН ПРОДУКТАКАРТОЧКА ЗАДАЧИ
🧼 Генеральная уборка (кабинет 3)
⏱ 45 минкороткаяВ работе🔒 анти-чит фото
ИсполнительТерентьева Ю.Сроксегодня 18:00
✓Обработка всех поверхностей
✓Уборка тумбы
Уборка шкафов
Замена растворов
Проверка и заполнение журналов
ФОТО СДЕЛАНО В ПРИЛОЖЕНИИ
Терентьева Ю. · сегодня 17:41 · снято камерой
Фото из галереи система не примет: снимок делается камерой прямо в задаче и подписывается именем и временем.
Задача доживает до результата
чек-лист внутри задачи: видно, что сделано, а что осталось
приёмка руководителем: принял или вернул с комментарием, а не «вроде сделали»
напоминание исполнителю за два часа до срока — само
к задаче прикладываются инструкции фото и видео: как надо, показано один раз
Четыре режима под разную работу
разовая — сделал и закрыл
повторяющаяся — появляется сама по расписанию: уборки, промывки, инвентаризации
на всю смену — переиспользуемая: закрывается много раз, каждое выполнение принимается отдельно
на несколько человек — когда работу делят, и каждый отчитывается за себя
Работа превращается в цифры
принятая задача даёт минуты в выработку сотрудника — то, из чего складывается его месяц
задачи «для руководителей» ставит администратор, обычные — старший
поиск по словам, номеру, фамилии и даже по пункту чек-листа
удалённое лежит в корзине: восстанавливается со всей перепиской
SEC.06Что получает клиника7 НАПРАВЛЕНИЙ
Не набор функций, а закрытые задачи
Каждое направление появилось после конкретного разговора с руководителями клиники. Ничего «на будущее» и «пусть будет» здесь нет.
01 · ГРАФИК СМЕН
Расписание собирается за вечер и держится всю неделю
Сотрудники сами отмечают, когда готовы выйти. Руководитель распределяет их по кабинетам, а система на ходу предупреждает об ошибках, из-за которых потом срываются приемы.
человека нельзя случайно поставить в два места одновременно
переработки видны сразу, а не в конце месяца в расчетном листе
несколько филиалов ведутся в одном расписании
готовое расписание уходит команде в мессенджер и выгружается в Excel
ПТ 14.08микроскоп · Носова Л.П.НЕТ ЧЕЛОВЕКА
СБ 15.08ортодонтия · Ким Е.В.УКОМПЛЕКТОВАН
02 · ПОРУЧЕНИЯ
Сделано или нет — видно, а не со слов
Регулярные работы система выдает сама по расписанию. Приемка идет по фотографии, снятой на месте: подставить вчерашний снимок из галереи не получится.
ФОТО СДЕЛАНО В ПРИЛОЖЕНИИ
ЗИМИНА А. · 20.08 20:41
ПРИНЯТО руководителем смены
03 · КОНТРОЛЬ СНИМКОВ
Каждое исследование доходит до счета
Сотрудник фиксирует снимок сразу после процедуры. Дальше система следит за тем, чтобы он попал в карту пациента, и не дает про него забыть.
20.08КТ · карта 1024НЕ В КАРТЕ
20.08ОПТГ · карта 1055ЗАГРУЖЕН
21.08прицельный · 2003ПРОВЕРКА
ответственный получает напоминания сам, без вашего участия
в конце месяца — готовая таблица: что оплачивать, а что нет
04 · ЧАСЫ И ОПЛАТА
Зарплатные споры заканчиваются
Сотрудник отмечает свои часы и сразу видит предполагаемый доход. Руководитель смотрит те же цифры — спорить не о чем. Ставки, надбавки за выработку и удержания настраиваются под вашу систему оплаты.
163ЧАСОВ
ставка растёт по порогам выработки — правило одно для всех и записано в системе
часы и удержания видно до начисления, а не после расчётного листа
05 · КТО КАК РАБОТАЕТ
Видно, кто вытягивает смены, а кто числится
Рейтинг за неделю, месяц или квартал: сколько смен человек реально отработал и сколько задач закрыл. Не по ощущениям на планёрке, а по отметкам в системе.
СОТРУДНИКСМЕНЗАДАЧ
Терентьева Ю.18,534
Астахова С.16,029
Ковалик Э.14,531
Титова М.6,08
смены считаются по фактическим отметкам, а не по плану
та же таблица — основа для надбавок и разговора о работе
06–07 · ДОСТУПЫ И КОМАНДА
Каждый видит ровно свое
Сотрудник, стажер, руководитель смены, администратор, владелец, наблюдатель. Права разграничены так, как устроена клиника: рядовой персонал не видит управленческих задач и чужих денег, владелец видит все, ничего не настраивая.
нового человека заводят за минуту — без айтишников и установки программ
уволенного отключают одним переключателем, доступ пропадает сразу
по каждой задаче видно, кто взял, кто сдал и кто принял работу
SEC.07Главная функцияЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ БЕЗ ЗВОНКОВ
Смена без человека закрывается за вечер
Раньше на это уходил вечер руководителя и полтора десятка звонков. Теперь одно нажатие — дальше система работает сама.
ЭКРАН ПРОДУКТАРАСПИСАНИЕ · СУББОТА
14:50
Суббота, 12.09 · На Парковой
Кабинет → врач + ассистент. Нажмите блок, чтобы изменить.
🚪 Кабинет 3
09:00–15:00
🦷 Дроздов П.В. (ортопед)
👤 Терентьева Ю.
✏️🗑
15:00–21:00
🦷 Дроздов П.В. (ортопед)
без ассистента
✏️🗑
🚪 Кабинет 5
15:00–21:00
🦷 Шандор П.А. (терапевт)
👤 Астахова С.
✏️🗑
Моя выработка · сентябрь
Считается само: часы из табеля и принятые задачи.
🥈 Серебро
норма закрыта
📋 Мой график · эта неделя
Понедельник09:00–15:00каб. 3 · Дроздов П.В.
Среда15:00–21:00каб. 5 · Шандор П.А.
Пятница09:00–21:00каб. 1 · Гурская Н.В.
Суббота15:00–21:00каб. 3 · доп. смена 💸
Ставка · Терентьева Ю. · сентябрь
Правила одни для всех, считает система.
385 ₽/ч
итоговая ставка этого месяца
база320 ₽/ч
150 ч пройдено+30 ₽/ч
190 ч пройдено+20 ₽/ч
отработано часов196,5
удержание за задачи−0 ₽/ч
👔 Поставлено руководителям
Сверить счета за КТ с журналом снимков
👔 для старших🔎 на проверке
срок сегодня 18:00 · Гурский Н.
Закрыть смены на следующую неделю
👔 для старших
срок четверг · принимает администратор
Администратор ставит задачи руководителям и принимает работу, но смены не расставляет — это дело старшего.
ЧТО УХОДИТ ЛЮДЯМ В ТЕЛЕГРАМ
ЗВОНКОВ 0ВРЕМЕНИ СТАРШЕГО 0 МИНСМЕНА НЕ ЗАКРЫТАТЕМУ СОТРУДНИК ВЫБИРАЕТ САМ · ПЕРЕКЛЮЧАЕТСЯ В ОДНО НАЖАТИЕ
01
Система видит дыру
Смены без сотрудника подсвечены в расписании. Искать глазами по таблице не нужно.
02
Предложение уходит адресно
Только тем, кто в это время действительно свободен. Занятых на другом кабинете или филиале система не беспокоит.
03
Ответ в одно нажатие
Согласие или отказ прямо в мессенджере. Никаких звонков, переписок и «я не видел сообщения».
04
Смена закрыта
Руководитель подтверждает — человек встает в график автоматически, остальным уходит корректный отказ.
SEC.08Что уже работаетБЕЗ ДОРАБОТОК · СЕГОДНЯ
Это не план развития, а список того, что уже в клинике
Каждый пункт появился из конкретной просьбы руководителя или ассистента и работает в действующей клинике прямо сейчас.
01Расписание
сотрудники подают пожелания на неделю, старший видит их при расстановке
расстановка по кабинетам: врач, ассистент, стажёр в пару
человека нельзя поставить в два кабинета на одно время — система не даст
учитывается, кто с кем не работает: несовместимые пары подсвечиваются
ЦСО и медсёстры ведутся отдельной веткой
приглашённые со стороны — с телефоном прямо в графике
выгрузка в Excel и картинкой в рабочий чат
02Смены и замены
незакрытая смена видна сразу, а не всплывает утром
одно нажатие — и предложение уходит всем, кто реально может выйти
откликнувшихся старший ставит в график одним касанием
остальным уходит вежливый отказ — сами, без неловких звонков
в приглашении сразу названо вознаграждение за выход — по правилам вашей клиники
личный график у каждого — свои смены на неделю в телефоне
03Работа и контроль
задачи разовые, повторяющиеся по расписанию и «на всю смену»
приёмка по фото: сделано или нет — видно, а не со слов
защита от старых фото: снимок только с камеры, с именем и временем
чек-листы внутри задачи, возврат на доработку с комментарием
напоминание исполнителю за два часа до срока
журнал снимков: тип, номер карты, проверка старшим — подтверждение всегда есть
должникам напоминает сама система, сводка за месяц — в Excel
04Люди и деньги
каждый видит свою выработку: часы, задачи, уровень за месяц
личный табель — сотрудник отмечает часы сам, старший сверяет
ставка с порогами: больше часов — выше оплата часа
надбавки, удержания и штрафы — с историей изменений
оплата приглашённых и старших считается отдельно
личные цели с оплатой и приёмкой руководителем
шесть ролей с разными правами, увольнение не стирает историю
ТРИ ТЕМЫ ОФОРМЛЕНИЯ · РАБОТАЕТ В ТЕЛЕГРАМЕ · НИЧЕГО НЕ НУЖНО УСТАНАВЛИВАТЬ
SEC.09Чем это отличаетсяЧАТЫ · ТАБЛИЦЫ · CRM
Разница не в функциях, а в том, доживает ли договоренность до утра
В клинике обычно уже стоит что-то из этого. Вопрос только в том, можно ли на это опереться, когда людей не хватает.
Ситуация
Чаты, таблицы, бумага
РЕТЕНА
Поручение сотруднику
Сообщение в общем чате — через час его не найти
Задача со сроком и приемкой по фото
Некому выйти в смену
Обзвон по списку контактов вечером
Адресное предложение свободным, человек встает в график сам
Несколько филиалов
Отдельные таблицы, которые никто не сверяет
Одно расписание, накладки видны сразу
Расчет часов
Подсчеты сотрудника против памяти администратора
Один источник цифр, обе стороны видят одно и то же
Дорогие исследования
Потери всплывают при сверке через месяц
Контроль по срокам и месячная сводка по деньгам
Запуск и обучение
Лицензии, тренинги, «а где это открыть»
Мессенджер, который уже стоит у всех
Ушел руководитель смены
Половина знаний ушла вместе с ним
Правила и история остались в клинике
SEC.10ЗапускОКОЛО ДВУХ НЕДЕЛЬ
Что от вас потребуется
Со стороны клиники нужно примерно три часа рабочего времени — на первую встречу и приемку. Остальное на нашей стороне.
ВСТРЕЧА
Разбираем, как у вас устроено
Кабинеты, смены, подчинение, система оплаты. Подстраиваем систему под ваш порядок, а не наоборот.
ДНИ 1–5
Настройка под клинику
Филиалы, кабинеты, врачи, доступы, ставки и надбавки. Ваши регламенты становятся задачами, которые выдаются сами.
ДНИ 6–12
Пробный запуск
Работаем на части команды, смотрим, где людям непонятно, и правим формулировки под язык вашей клиники.
ДАЛЬШЕ
Вся клиника и сопровождение
Подключаем остальных, добавляем контроль снимков и расчет часов. Дальше — поддержка и доработки по запросу.
SEC.11СтоимостьОТДЕЛЬНЫЙ СЕРВЕР · ВАШИ ДАННЫЕ
Три формата
Система разворачивается на отдельном сервере и настраивается под клинику. Ваши данные не хранятся вперемешку с чужими. Стоимость зависит от числа филиалов и сотрудников — считаем под вашу структуру и называем на демонстрации.
Проба
Один филиал. Посмотреть на своей команде, прежде чем разворачивать целиком.
Считайте по своим цифрам в первом разделе. Обычно достаточно закрыть одну-две смены, которые иначе остались бы без ассистента, или вернуть в счета десяток потерянных снимков — и месяц уже отбит. Все остальное — время руководителей и снижение текучки — идет сверх этого.
Персонал не любит нововведений. Не саботируют?
Осваивать нечего: все открывается в мессенджере, который у сотрудников уже стоит. От человека требуется два действия — отметить, когда он готов выйти, и подтвердить выполненную работу. Остальное приходит ему сообщениями. В клинике, где система работает сейчас, ей начали пользоваться в первую же неделю, включая тех, кто до этого не пользовался ничем сложнее чата.
Где хранятся данные и что с персональными данными пациентов?
Система разворачивается на вашем сервере или на выделенном под вашу клинику. Медицинских карт, диагнозов и самих снимков внутри нет: по исследованию хранится только номер карты, дата и тип — ровно то, что нужно для сверки со счетом. Доступ разграничен по должностям, а работа по задачам фиксируется поимённо: кто взял, кто сдал, кто принял.
У нас своя система оплаты и свои регламенты
Ставки, пороги надбавок, правила по снимкам, состав кабинетов и права должностей настраиваются под вашу клинику. Регламенты переносятся вашими же формулировками — как написано у вас в инструкции, так и будет написано в задаче сотруднику.
Это заменит нашу медицинскую программу?
Нет и не пытается. Медицинская программа ведет пациентов, записи и лечение. Ретена отвечает за персонал: смены, поручения, часы и контроль исследований. Это тот пласт работы клиники, который обычно вообще не автоматизирован и живет в чатах и на бумаге.
У нас всего три кресла — не избыточно ли?
Чем меньше клиника, тем больнее один невышедший ассистент: заменить некем, а прием переносить нельзя. Для небольших клиник есть отдельный формат — расписание и задачи без тяжелых модулей, чтобы стоимость была соразмерна.
Что будет с данными, если мы разойдемся с разработчиком?
Данные принадлежат клинике и остаются у вас: база и файлы лежат на вашем сервере, ежедневная резервная копия приходит руководителю в мессенджер, выгрузки в Excel доступны в любой момент. Уходя, мы не забираем с собой ни график, ни историю работы — всё остаётся на вашей стороне. Доступ к самой системе действует, пока действует договор: как и в любом сервисе, за использованием стоит подписка, а не разовая покупка.
РЕТЕНА.
смены · задачи · часы · снимки одна система вместо чатов и тетрадей
СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
Показ на живой клинике, а не презентация
Полчаса: разбираем, как устроена работа ваших ассистентов, и открываем систему на настоящих сменах и задачах. В конце — честная оценка, что закроется в первый месяц, а что нет. Без обязательств.